Menu

Положение об отделе делопроизводства

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства (далее - Отдел) департамента административно-правового обеспечении (далее - Департамент) министерства Чеченской Республики по национальной политике, внешним связям, печати и информации (далее — Министерство) создан для организации делопроизводства и справочно-информационного обеспечения Министерства.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Чеченской Республики, республиканскими законами, указами и распоряжениями Главы Чеченской Республики, постановлениями и распоряжениями Прави1ельства Чеченской Республики, иными нормативными правовыми актами Чеченской Республики, Положением о Министерстве, правовыми актами Министерства, служебным распорядком Министерства, положением о Департаменте и настоящим положением.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность под руководством директора Департамента и заместителя министра Чеченской Республики по национальной политике, печати и информации, курирующего данное подразделение..

2. Полномочия

2.1. Отдел осуществляет следующие полномочия:

- обеспечение своевременной обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, ее доставки по назначению;

- проверка содержания текстов документов на предмет наличия орфографических , пунктуационных, стилистических ошибок;

- прием и отправка электронной почты;

- работа в системе «Мотив», Евфрат-документообороте и в системе Евфрат 1-системе электронного документооборота и делопроизводства; сканирование и контроль за исполнением;

- протоколирование совещаний министра и контроль за исполнением протокольных поручений министра;

проверка делопроизводства структурных подразделений;

- прием и отправка писем по почтовой связи, факсу;

- ведение журналов по приему граждан и письменных ооращении граждан и контроль за исполнением;

- оформление и рассылка нормативных и распорядительных документов;

- осуществление "методического руководства по делопроизводству в структурный подразделениях;

- контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- обеспечение печатания и размножения служебных документов;

- составление номенклатуры дел, сводной номенклатуры дел Министерства;

- учет использования служебного времени, ведение табеля;

- представление отчетов о деятельности отдела;

- обеспечение сохранности прохождения служебной документации.

3. Права 

3.1. Отдел делопроизводства имеет право:

- контролировать и требовать соблюдения инструкции по делопроизводству, правильности оформления исходящих документов;

- запращивать в структурных подразделениях Министерства информацию, необходимую для выполнения возложенных на Отдел задач;

- осуществлять проверки делопроизводства в структурных подразделениях;

- подписывать и визировать документы, связянные с деятельностью Отдела;

- представительствовать в установленном порядке от имени Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

- организовывать ежегодный отбор документов на хранение, подлежащие передаче в государственный архив, при этом, организуя экспертизу их научной и практической ценности, а также рассматривать акты о выделении для уничтожения дел, не подлежащих длительному хранению;

- давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

- вносить руководству Министерства предложения об изменении структуры и штатной численности Отдела, о назначении и освобождении служащих, присвоении им классных чинов, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности;

- определять содержание и объем прав и обязаностей служащих Отдела, организовать работу по повышению их квалификации, подписывать служебные документы, издавать распоряжения в пределах компетенции Отдела.

4. Ответственность

4.1. ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение Отделом функции, предусмотренных настоящим положением, несет начальник Отдела.
4.2. На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:
- организацию леятельности Отдела по выполнению задач и функций, возложенных на Отдел;;
- организацию в Отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;;
- соблюдение служащими Отдела служебной дисциплины;;
- распределение обязанностей между служащими Отдела, их деятельность;;
- достоверность отчетных данных и других предоставляемых сведений;;
- соблюдение сроков отчетности и исполнения документов.
4.3. Ответственность служащих Отдела устанавливается их должностными регламентами..
4.4. Все служащие Отдела несут персональную ответственность за распространение конфиденциальной информвции.

Наверх

Войти на сайт